Entraram em vigor, na última terça 28/08, novas regras para o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ. A principal alteração diz respeito a proíbição de abreviações da razão social, quando da solicitação do cadastro.
No Link abaixo, vocês encontrarão o Ato Declaratório que promove as alterações:
Ato Declaratório Executivo Codac n° 1/2012
Eduardo Terra
segunda-feira, 3 de setembro de 2012
Documentos de clientes, o que fazer?
Um dos problemas encontrados pelos sócios na administração de empresas contábeis, é a questão que envolve a guarda dos documentos que serviram de base para a escrituração. Normalmente os clientes entregam os documentos para a contabilização, e simplesmente nunca mais querem ouvir falar sobre eles, parece que nunca existiram. Com o passar do tempo, estes documentos começam a se avolumar dentro da empresa contábil, e este volume, sem falar na responsábilidade atrelada a guarda, gera um custo expressivo.
Isso mesmo, o simples fato de guardar estes documentos gera um custo bem significativo para a empresa, visto que estaremos destacando um espaço de nossa empresa para empilhar caixas e mais caixas de documentos de clientes, e este espaço faz parte do custo da empresa, mas fortemente sentido se a sede da empresa é alugada. O metro quadrado nos grandes centros, tem um custo muito alto para ser disperdiçado com documentos antigos de clientes. Para uma maior rentabilidade da empresa temos que dedicar cada metro alugado a prestação dos serviços.
Então, o que fazer com os documentos dos clientes?
Tenho algumas sugestões de ações que podem minimizar e muito este pequeno prblema:
1) Dentro do nosso dia a dia, devemos criar uma rotina de devolução da documentação assim que a mesma for contabilizada. Esta devolução pode acontecer mensalmente, já que na maioria das empresas contábeis temos visitas no mínimo mensais aos nossos clientes para recolhimento de documentos, aproveitamos esta e devolvemos os documentos do mês anterior. Desta forma, só teriamos dentro da empresa os documentos de clientes referentes ao último mês.
2) Uma outra solução seria a eliminação do transito de documentos entre clientes e empresa contábil. Hoje, com um investimento não muito alto, podemos trabalhar com a documentação virtual. O cliente digitaliza os documentos e envia eletronicamente para empresa contábil. Com isso eliminamos os custos com deslocamento para coleta de documentos, os riscos no transito dos documentos e os custos do nosso espaço.
3) É possível ainda, transformar este problema em uma fonte de renda para a empresa contábil. Se o cliente insiste em que guardemos sua documentação, porque não cobramos por este serviço? Podemos propor ao cliente que ele pague pelo espaço que está utilizando em nossa empresa, com isso eliminamos o custo gerado e ainda conseguimos uma remuneração pela responsabilidade que assumimos quando arquivamos estes documentos. De certo que, quando começarmos a oferecer aos clientes esta solução, muitos irão reclamar e não vão querer pagar por este serviço, o que vai lhe proporcionar a ocasião perfeita para você devolver todos aqueles velhos documentos, que estão enchendo sua empresa.
Bem, não importa qual solução você adotará, o que importante é tomar consciência do custo e risco que é a guarda de documentos dos clientes, e livrar-se deste problema o mais rápido e da melhor maneira possível.
Eduardo Machado Terra
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